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A transformação digital é um termo atual muito usado em todos setores da economia. Mas você saberia dizer em poucas palavras o que ela de fato significa e como torná-la realidade ao seu escritório de advocacia? Se não, este texto se propõe a esclarecer suas dúvidas e ajudar a entender o que qualquer escritório de advocacia deveria ter em sua agenda de transformação digital para se manter competitivo.
A Transformação Digital é comumente confundida com o uso de tecnologias de ponta como Inteligência Artificial, Blockchain, Realidade Virtual/Estendida, Internet das Coisas, 5G, etc... e a ela se atribui com frequência a causa do fim de algumas profissões, processos e até empresas. Isso é um fato ou pura fantasia? A resposta é: depende. E vamos neste texto esclarecer estes pontos.
É fato que a transformação digital tem o potencial de melhorar os resultados da empresa através do uso eficiente de tecnologias, tanto as ferramentas que a empresa já possui como as que estão surgindo. A melhora dos resultados vai além do econômico e operacional, pois impactará também a satisfação dos funcionários e executivos, uma vez que eliminará trabalhos repetitivos e reduzirá a quantidade de erros, e assim a necessidade de retrabalho.
Quanto ao fim das profissões, a velocidade da transformação digital é alta mas tanto substitui processos manuais como cria novas oportunidades de trabalho, para aproveitar as novas oportunidades você deve se preparar, pois segundo especialistas o profissional do futuro é aquele que não para de aprender nunca e cria seus próprios trabalhos novos. Além disto, a capacidade real das ferramentas de inteligência artificial ainda é um pouco limitada. Para passar melhor a ideia, a tal inteligência artificial equivale hoje à inteligência de um inseto. Por isso, tarefas repetitivas e que exigem decisões muito básicas são hoje o maior alvo da inteligência artificial.
Durante nossas consultorias, percebemos que a transformação digital na prática se baseia nas seguintes frentes:
Melhor uso das ferramentas atuais. Muitos escritórios têm sistemas implementados. Muitos estão mal desenhados ou têm processos não condizentes com seus sistemas. Assim, a transformação digital nesta frente foca em otimizar as rotinas e o uso dos sistemas, e assim liberar a equipe dos trabalhos desnecessários.
Uso de novas soluções de mercado: há sim a oportunidade real de ter o acompanhamento de processos, baseado em dados públicos, o uso de ferramentas de inteligência artificial na produção de conteúdo jurídico, “jurimetria”, terceirização de mão-de-obra, e outras áreas que estão se transformando para o conceito de “as a service” (como serviço). O uso de novas ferramentas é de longe a maior oportunidade de criação de valor para a empresa.
Nos nossos clientes começamos nosso trabalho focados em encontrar oportunidades de automação em “todos os cantos do escritório”, e com isto liberar tempo dos funcionários para atividades mais nobres, motivadoras e rentáveis... tipicamente achamos 3 áreas importantes: 1) erros de faturamento, 2) automação de envio de documentos e e-mails repetitivos e 3) treinamento de funcionários.
Porém, nem tudo é glamouroso na transformação digital. Em um caso recente, investimos uma boa parte do tempo em “acertar o cadastro de clientes” que é isoladamente o maior causador de retrabalhos, erros, controles paralelos e inibidor de automação.
Outra área importante é construir a infraestrutura de robôs e a relação dos dados necessários para automatizar o envio de documentos/e-mails.
Numa segunda onda, o foco passa a ser o que deveria estar na nuvem, selecionando ferramentas de Inteligência Artificial para indexação de documentos (com contexto), anotação de horas em múltiplas plataformas, e “marketplaces de serviços” para o mundo jurídico.
O processo de transformação digital nunca termina, mas as duas ondas descritas acima cobrem uma grande parcela dos casos que temos visto no mercado brasileiro.
É importante ressaltar que qualquer transformação não é um processo trivial e com a digital não é diferente. Requer muito foco, disciplina e um “olhar para fora”. Vai além de simplesmente digitalizar os processos existentes. O mais desafiador não é a parte digital e sim transformar as pessoas e o modo como elas trabalham. Por isto, de tudo que nós temos estudado e executado em nossos clientes, gostamos de dizer que os reais fatores de sucesso para uma boa TRANSFORMAÇÃO DIGITAL são os seguintes:
Os líderes da organização devem se engajar;
A organização deve encorajar os colaboradores a trabalharem de maneiras novas, mais criativas, produtivas e prazerosas;
Não fique preso às ferramentas antigas (ex: a ferramenta de entrada de horas, contratos pré-formatados, sistemas de workflow antigos e que não se integram com os novos dispositivos, etc). Ouse testar o novo.
Transformação Digital é Fato e está acelerando... não perca o bonde!!!
Nuno Simões - VP de Transformação Digital (Action Executivos www.actionexec.com). Ex-executivo da Qualcomm, Intel e IBM/Itec, onde liderou equipes de inovação, Internet das Coisas, Software e “Venture Capital”, na Améria Latina, Estados Unidos, Europa e África.